A cégek sok esetben nem használnak kilépő interjút a vállalattól távozó munkavállalóknál, pedig olyan információkhoz juthatnának, ami építő jellegű lehet a vállalat számára, amire korábban nem is figyeltek, nem ismertek és talán a kollégák sem akarták megosztani a vezetőkkel. A kilépő interjú nem csak a problémák megbeszéléséről szól, hanem a jól működő folyamatokról is, melyeket meg kell tartani, valamint tovább lehet fejleszteni. Ki készítsen exit interjút, milyen lépésekből álljon, mire ügyeljünk a struktúra kialakításánál? A munkajog.hu kérdéseire Nagy Zsolt, a BDO Magyarország HR vezetője válaszol.

Miért adhat hasznos információt a kilépő interjú? Milyen szempontokból fontos információforrás?

A kilépő interjú lehetőséget biztosít arra, hogy más megvilágításból lássák a szervezetet. A távozó kolléga olyan véleményt fogalmaz meg, amely valamilyen problémán, vagy elégedetlenségen alapul és ennek ismeretében további felmondásokat lehet megelőzni. Érdemes a kilépő interjút a távozó munkavállaló utolsó munkanapjához közel időzíteni, így addigra benne is tisztázódhatnak ezek a gondolatok – mondta Nagy Zsolt.

Kinél érdemes használni az exit interjút?

A HR vezető véleménye szerint azoknál a munkavállalóknál érdemes használni, akik önként döntöttek a távozás mellett, azonban meggondolandó, hogy milyen tapasztalati szint felett, illetve mennyi szolgálati idő után érdemes kikérni a kilépő véleményét. Ebben a munkáltatónak kell döntést hoznia a kapacitásától, valamint a fluktuáció mértékétől függően. Úgy gondolja, hogy minden távozó kolléga, még a pályakezdők is tudnak építő gondolatokat megfogalmazni, ugyan ők más értékrendet képviselnek, mint a tapasztalt munkatársak, de az egy éven belül távozó munkavállalók véleménye is érdekes lehet, hiszen az új belépőknek általánosságban magasabb a munkamotivációjuk.

A kilépő interjúk mellőzését kapacitáshiányban, szükségtelen adminisztrációban és a nem megfelelően felépített, vagy utókövetett kilépőinterjúban látja a szakértő. Személyi tulajdonságokra is visszavezeti, például túl zárkózott lehet a vezető.

Ki készítse ezt az interjút és kivel? (munkahelyi vezető vagy HR-es szakember)

A kilépő interjút nem érdemes a távozó kolléga közvetlen felettesére bízni, hiszen ez az objektivitást veszélyeztetheti, mivel előfordulhat, hogy a kilépő a jó viszony megtartása érdekében nem tér ki minden részletre, amit más esetben elmondana. Nagy Zsolt szerint érdemes olyan HR szakemberre bízni a kilépő interjú levezénylését, aki kellő tapasztalattal rendelkezik, átlátja az összefüggéseket, valamint megfelelő mértékben ismeri a vállalatot.

Milyen szempontok alapján elemezhető a kilépő interjú?

A kilépő interjú elemzésénél az interjú fajtáját, struktúráját, valamint az érintett területeket emeli ki, mivel, ez az interjú általában a szervezet erősségeibe és gyengeségeibe ad mélyebb betekintést. A kilépő interjúkból készített statisztikák hasznos alapjául szolgálhatnak egy későbbi szervezetfejlesztésnek, valamint kiegészíthetik az elkötelezettségfelmérések eredményeit.

Az alkalmazott kérdések függnek a kilépő interjú típusától, céljától, a pozíciótól, amiben a távozó munkavállaló dolgozott, a szervezetben töltött időtől és még számos egyéb paramétertől. Általánosságban azonban elmondható, hogy érdemes kitérni a távozás okára, a szervezet erősségeire, gyengeségeire, a munkafolyamotok szervezettségére, valamint a jövőbeni fejlesztési javaslatokra. Fontos, hogy a felépítését tekintve strukturált, jól szervezett kérdéseket tartalmazzon, mely fokozatosan és folyamatosan mélyül el a részletekben. Tapasztalatai szerint érdemes pozitív kérdéssel indítani illetve zárni a beszélgetést, hiszen ez lesz a munkavállaló egyik utolsó emléke a munkáltatóról.

Milyen lépésekből áll egy ilyen interjú, hogyan kell készíteni, hogy valóban hatékony legyen?

Nagy Zsolt az első és legfontosabb lépésnek tartja a munkavállaló tájékoztatását, hogy fel tudjon készülni a kilépő interjúra. Nem javasolja kötelező jelleggel, mivel ez torzíthatja az eredményeket. Az interjú során érdemes először komforthelyzetet teremteni a munkavállalóval, hogy könnyebben megossza gondolatait. Nem szabad mereven ragaszkodni az előre eltervezett kérdésekhez, a munkavállaló adott válaszai alapján érdemes vezetni a beszélgetést. Az empátia, valamint a szimpátia megteremtése a beszélgetés során kulcsfontosságú a kívánt információk megszerzése érdekében. A kilépő interjú hatékonyságát a kapott válaszok hasznosíthatósága határozza meg a szervezet számára.

Mindenképp releváns kérdéseket kell meghatározni, melyeket kérdéscsoportokba kell rendezni. Ügyelni kell a sugalmazó kérdések mellőzésére, ami befolyásolhatja a válaszadót. A struktúra kialakítása során elsődlegesen a kilépő interjú célját kell szem előtt tartani, valamint, hogy a kérdések olyan szerkezetben kövessék egymást, ami mellőzi a végleteket. Gondoljunk csak bele milyen nehéz a vállalat erősségeit csokorba gyűjteni miután fél óráig csak a problémákról beszéltünk – mondta.

Milyen információkhoz juthat egy szervezet ezzel az interjúval?

A kapott információk teljes mértékben attól függnek, hogy milyen mélységében szeretné a távozó munkavállaló megosztani véleményét. Természetesen megfelelő kérdésekkel és a kölcsönös szimpátia megteremtésével ez nagyban befolyásolható. Olyan belső információk kerülhetnek felszínre egyes munkacsoportokról vagy akár magáról a szervezetről, amelyhez más esetben nem lenne hozzáférés. Sokszor apróságok tudnak problémát jelenteni egy szervezet életében, amire a munkáltató csak legyint, de a munkavállalóknak tüske a szemükbe. Ilyen lehet például az ingyenes kávé vagy tea megszüntetése, a jól megszokottól eltérő irodaszerek vagy munkaeszközök beszerzése.

Hogyan kell levezetni egy exit interjút, hogy az valóban hasznos legyen a kérdezőnek?

Érdemes felvezetni az interjút a kérdezőnek, amely során tájékoztatja a kilépőt a beszélgetés menetéről, hozzávetőleges időtartamáról. Ezt követően hasznos lehet megosztani a munkavállalóval, hogy mi lesz a kilépő interjú sorsa, kik lesznek jogosultak hozzáférni a válaszaihoz. Az interjú során a kérdezőnek fontos az objektivitás megtartása, még akkor is, ha nem ért egyet a kilépő véleményével. Ilyenkor nem feladata megvédeni a munkáltatót, fontos, hogy mint közvetítő, a távozó munkavállaló hiteles és valós véleményét továbbítsa az illetékesek felé. A kérdések sorrendje és struktúrája is kulcsfontosságú, valamint, hogy a kapott válaszoknak megfelelően haladjon a beszélgetés. Szintén fontos megjegyezni, hogy a kapott válaszok egyetlen szubjektív álláspontot képviselnek, így ennek megfelelően kell kezelni azokat.

Amennyiben kérdőívet használnak a kilépő interjúnál, mit tartalmazzon?

Kérdőív alkalmazásánál is kerülni kell a sugalmazó kérdéseket. Fontos, hogy ne alkalmazzunk túl sok kérdést, mert ez elrettentheti a munkavállalót a körültekintő válaszadástól. Érdemes eldöntendő és kiegészítendő kérdéseket vegyesen alkalmazni. A kérdőív típusának megválasztásakor fontos mérlegelni, hogy kérdőíves kilépő interjú esetében korlátozott lehetőségek vannak a szimpátia kialakítására, valamint egyes válaszokra történő reagálásra, amivel így fontos részletekről maradhatunk le.

Hogyan építhető vissza a hallott információ?

A szervezet, valamint a vezetőség nyitottsága szükséges ahhoz, hogy megfelelően hasznosítható legyen a kapott információ. Fontos, hogy tisztában legyenek az illetékesek a fejlesztési szándékkal még akkor is, ha ez számukra kellemetlen helyzeteket, döntéseket is igényel.

A kapott információk attól függnek, hogy az interjút készítő személy mire helyezi a hangsúlyt. Ez lehet a vállalat bérezési, juttatási rendszere, a képzések oktatások, a vállalaton belüli kommunikáció illetve más egyéb terület. Ami fontos, hogy lehetőség szerint olyan területeket helyezzen előtérbe, amelyek valóban relevánsak, érdekesek lehetnek. Lehetőség szerint azokra a területekre is érdemes kitérni, ahol közismert probléma van, ugyanis kellő statisztikával a vezetőség könnyebben meggyőzhető a változtatásról.

Forrás: munkajog.hu